Vijf wetmatigheden voor teams

Datum: 19 december 2015


Binnen veel organisaties is het werken in teams niet meer weg te denken. Of het nou gaat om het verbeteren van de kwaliteit, het flexibeler maken van de organisatie of om het lerend vermogen van medewerkers en de organisatie als geheel te vergroten: er zijn steeds meer motieven om teams in te zetten als organisatieconcept.

Wat zorgt ervoor dat een team goed functioneert?

Met behulp van de Teammonitor brengt KOCK de ontwikkeling van teams in kaart. De Teammonitor is een zelfdiagnose-instrument dat teamleden in staat stelt een aantal elementaire kenmerken van hun eigen team te scoren. De Teammonitor is inmiddels gebruikt door meer dan 2500 medewerkers van teams binnen het onderwijs en de zorg. Hiermee hebben we een gedegen basis verkregen aan de hand waarvan we vijf wetmatigheden kunnen onderscheiden voor goed functionerende teams.

  1. Goed functionerende teams werken met teamdoelen
    Teams hebben een teamopdracht. Deze wordt omgezet in gemeenschappelijke teamdoelen. De teamopdracht, de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd en de daarmee te bereiken gezamenlijke doelen zijn vastgelegd in een teamplan. Teamresultaten worden besproken en geëvalueerd in het licht van de teamdoelen.

  2. Goed functionerende teams hebben de taken zelfstandig en evenwichtig verdeeld
    Een evenwichtige taakverdeling is een vereiste voor een goed functionerend team. Omdat niet alle taken gelijk noch gelijkwaardig zijn, is het van belang dat ieder teamlid ervaart dat een ieder evenveel bijdraagt aan het realiseren van de teamopdracht. Het blijkt bovendien dat het team beter functioneert als teamleden in staat worden gesteld - en in staat zijn - om zelf de taken van het team goed te verdelen.
     
  3. Goed functionerende teams beschikken over regelvermogen
    Het is essentieel dat teamleden rekening houden met en/of gebruik maken van elkaars kennis en kunde als ze aan de slag gaan met de teamopdracht. Daarom moeten de teamleden daar met elkaar afspraken over maken. Deze afspraken dienen te worden geëvalueerd en - indien nodig en wenselijk - aangepast. De mate waarin afspraken kunnen worden gemaakt, geëvalueerd en aangepast zegt iets over het regelvermogen van het team. Wanneer een team over regelvermogen beschikt dat gerelateerd is aan de teamopdracht, dan is dat team ook beter in staat om de opdracht uit te voeren. Een team dat beschikt over meer relevant regelvermogen functioneert beter.
     
  4. Goed functionerende teams overleggen volgens een duidelijke structuur over inhoudelijk relevante onderwerpen
    Om de teamopdracht te kunnen uitvoeren moeten teamleden dus over regelvermogen beschikken. Om de bijbehorende afspraken te kunnen maken, te evalueren en aan te passen moet er een moment zijn waarop de teamleden samenkomen. Over het algemeen is dit tijdens het teamoverleg. Het teamoverleg kan daarbij verschillende functies hebben. Denk hierbij aan beeldvorming op het gebied van de gezamenlijke opdracht, het komen tot een oordeel over het functioneren van het team of het interveniëren in het primair proces. Het is belangrijk dat het overleg niet ‘een verplicht nummertje’ is, maar dat het daadwerkelijk ergens over gaat. Dit betekent voor het functioneren van een team dat er tijdens het teamoverleg over inhoudelijk relevante zaken wordt gesproken. Daarnaast is de wijze waarop het overleg verloopt van invloed op het functioneren van een team. Een team gaat beter functioneren als vooraf duidelijk is waar het overleg over gaat en achteraf duidelijk is wat er is afgesproken.
     
  5. Goed functionerende teams zijn een sterk professioneel en sociaal werkverband
    Het samenwerkingsverband in een team kan worden gekarakteriseerd aan de hand van twee elementen: het professionele werkverband en het sociale werkverband. Onder professioneel werkverband verstaan we de wijze waarop het team op het professionele vlak opereert. Het zegt iets over de mate waarin teamleden zelf initiatief nemen om zaken te bespreken die niet goed lopen en de wijze waarop ze elkaar aanspreken op gemaakte afspraken. De manier waarop het team op het intermenselijke vlak samenwerkt, zegt iets over het sociaal werkverband. Mogen er binnen het team bijvoorbeeld fouten worden gemaakt? Gaat men respectvol met elkaar om en heeft iedereen ook inbreng tijdens een teamoverleg? Door teams te beoordelen aan de hand van het professionele en het sociale werkverband is het mogelijk om vier soorten teams te onderscheiden.



    Teams getypeerd op basis van het professionele werkverband (‘adrenaline’) en het sociale werkverband (‘warmte’)


    Zowel het professionele als het sociale werkverband is nodig om een team te laten functioneren. Een team moet een plaats zijn waar de warmte en adrenaline van een organisatie samen tot uiting komen om zo een gezamenlijke opdracht vorm te geven en uit te voeren. Verder valt op dat het professionele werkverband het sterkste effect heeft op het functioneren van een team. Dit betekent dat een team met een zwakker sociaal werkverband ‘lean and mean’ kan functioneren, maar dat het in het sociale werkverband nog moet groeien om een echt ‘winning team’ te worden. Teams die minder succesvol functioneren zijn een soort ‘country club’ waar de warmte van een sociaal werkverband wel wordt ervaren, maar waar weinig adrenaline van een professioneel werkverband te vinden is. De teams die een professioneel noch een sociaal werkverband ervaren karakteriseren wij als ‘les misérables’: deze teams geven aan dat zij niet functioneren.

 

Door: Martijn van Velzen

Meer informatie over de Teammonitor vindt u hier